5 meest voorkomende problemen in boekhouding en zo los je ze op

Steeds meer werkenden in Nederland zijn zzp’ers|. In 2008 was slechts 8% van alle werkenden zzp’er en in 2020 werkte maar liefst 13% van de werkende Nederlanders voor zichzelf. Deze zelfstandigen moeten zelf zorgen voor hun boekhouding. Bij de één gaat de administratie iets gemakkelijker dan bij de ander. In dit artikel lees je meer over enkele veel voorkomende problemen in de boekhouding van zzp’ers en hoe je ze oplost.

Je boekhouding nog niet geautomatiseerd hebben

Een deel van de zzp’ers in Nederland werkt nog via de ouderwetse manier, namelijk het zelf indienen van facturen en het controleren van de bankrekening of de factuur voldaan is. Deze manier van boekhouden noemen we ook wel offline boekhouding, omdat je geen gebruik maakt van een online boekhoudprogramma of een boekhouder die dat doet. Het zal je verbazen hoeveel tijd je overhoudt wanneer je niet handmatig alle facturen maakt en indient.

Die tijd kun je waarschijnlijk goed gebruiken voor je onderneming. Daarom is het aan te raden om je boekhouding te automatiseren. Kies bijvoorbeeld voor een gratis boekhoudprogramma voor zzp’ers of schakel een boekhouder in om jouw administratie via zo’n programma in te dienen. Er zijn talloze programma’s waarmee je direct kunt beginnen - naast gratis programma’s vind je online betaalde software waar je vandaag nog je administratie in kunt uploaden.

Je bent te laat met het indienen van aangiftes

Een ander groot probleem dat veelvuldig bij zzp’ers wordt gezien, is het te laat indienen van aangiftes. Denk hierbij niet alleen aan de jaarlijkse inkomstenbelasting, maar ook aan de btw-aangifte die ieder kwartaal moet worden gedaan. Voor beide soorten aangiftes heb je een deadline waar je aan moet voldoen. Wanneer je deze datum vergeet of je computer het op het laatste moment begeeft, heb je geen aangifte gedaan.

Dat kan vervelende gevolgen hebben voor je onderneming. Je loopt niet alleen achter met je administratie; je riskeert ook een boete die flink op kan lopen. Dat is natuurlijk hartstikke zonde van je zuurverdiende geld. Dit probleem kun je voorkomen door of reminders in te stellen of door een zzp boekhoudprogramma in te schakelen. Of uiteraard door een boekhouder in te huren.

Chaos in je administratie met losse papieren en mails

Wanneer je de deadline van de aangiftes niet op orde hebt, is de kans groot dat je misschien sowieso een beetje chaotisch bent met je administratie. Een van de meest voorkomende problemen in boekhouding is dat er overal en nergens facturen, gegevens en andere belangrijke documenten te vinden zijn, maar niet bij elkaar. Misschien heb je op je bureau offertes liggen die verzonden moeten worden, terwijl je in je mail nog facturen moet controleren voor hetzelfde bedrijf.

Een nette werkstructuur zorgt voor een opgeruimd hoofd wat er weer voor kan zorgen dat je veel beter en efficiënter aan het werk gaat. Hoe je dat kunt doen met je administratie? Simpel: door over te stappen op een automatisch boekhoudprogramma waarin je alle belangrijke informatie per klant of opdrachtgever bij elkaar hebt staan. Bij veel van dit soort software kun je data en documenten aan elkaar koppelen, waardoor je nooit meer het overzicht verliest.

Niet-kloppende facturen versturen

Wanneer je nog geen gebruik maakt van een (online) boekhoudprogramma maar alle facturen handmatig maakt, is er een grote kans dat er een klein foutje in je factuur komt te zitten. Dit kan al iets heel onbenulligs zijn, zoals een spelfout van je naam of een missend cijfer in de datum of het factuurnummer. Er is echter een aantal eisen volgens de Belastingdienst waar een factuur aan moet voldoen, dus het is goed om je daar in te lezen.

Het versturen van facturen met onjuiste informatie is niet alleen funest voor je eigen boekhouding, maar kan ook consequenties hebben voor je bedrijf. Zo kun je boetes krijgen van de Belastingdienst wanneer je facturen niet aan die vereisten voldoen. Waar je natuurlijk als ondernemer helemaal niet op zit te wachten, is een belastingcontrole dus zorg ervoor dat je alles goed op orde hebt.

Privé en zakelijk niet goed genoeg scheiden

Wat tot slot vaak voorkomt bij zzp’ers is dat ze privé uitgaven en inkomsten niet goed genoeg gescheiden houden van zakelijke uitgaven en inkomsten. Dit is voornamelijk het geval wanneer zij niet vanaf het begin een zakelijke rekening afsluiten. Een zakelijke rekening is écht een must wanneer je begint met ondernemen voor jezelf. Op die manier zijn je zakelijke uitgaven en inkomsten binnen één opslag te checken.

Neem je niet direct een zakelijke bankrekening naast je particuliere rekening dan is het voor jezelf niet altijd duidelijk welke uitgaven wel of niet zakelijk zijn, laat staan voor de Belastingdienst. In zo’n geval wordt het erg lastig om je boekhouding op de juiste manier te doen en kunnen er sneller problemen in de administratie ontstaan.